Excel là một công cụ đã không còn xa lạ đối với dân văn phòng rồi phải không nào? Việc biết được các thủ thuật excel cho dân văn phòng để có thể sử dụng thành thạo và chuyên nghiệp excel là một điều cần thiết. Chính vì vậy trong bài viết này, Cung Cấp Phần Mềm sẽ hướng dẫn các bạn một số thủ thuật hay ho để bạn tham khảo và áp dụng hỗ trợ công việc được hiệu quả hơn nhé.
Giới thiệu các thủ thuật excel cho dân văn phòng
Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn một số thủ thuật excel cho dân văn phòng vô cùng hiệu quả như sau:
Hàm Vlookup nhiều điều kiện
Khi nói đến các thủ thuật excel cho dân văn phòng thì không thể bỏ qua hàm Vlookup. Đối với hàm Vlookup cơ bản thì người dùng sẽ có thể tra cứu trên một giá trị. Nhưng nếu bạn muốn tra cứu từ 2 giá trị trở lên các bạn hãy thiết lập theo 3 bước như sau:
- Hãy thêm một cột phụ có chứa các giá trị từ các cột mà bạn muốn sử dụng để làm điều kiện.
- Tiếp theo đó, hãy thiết lập công thức Vlookup tham chiếu đến bảng dữ liệu gồm các cột phụ.
- Hãy lưu ý ở cột đầu tiên trong bảng phải là cột phụ. Còn đối với các giá trị tra cứu, khi nối cùng với một điều kiện sẽ cùng thứ tự để có thể phù hợp với các giá trị nằm trong cột phụ.
Ví dụ cụ thể cho bạn:
-Công thức mảng cần phải nhấn Ctrl + Shift + Enter sau khi bạn nhập xong cú pháp hàm
F3&F4 vẫn là điều kiện tìm kiếm giống như cách 1 (là gộp của Sản phẩm và Ca làm việc)
Hàm choose kết hợp với mảng 1,2 sẽ giúp tạo ra vùng tìm kiếm được gộp bởi sản phẩm và ca
2: Số thứ tự cột tìm kiếm
0: Kiểu tìm kiếm chính xác 100%
LƯU Ý:
Bạn phải tạo thêm một cột bổ sung để liên kết các giá trị với nhau, sau đó cung cấp cho hàm VLOOKUP giá trị tìm kiếm tương tự.
Cột liên kết là một cột ngoài cùng ở phía bên trái thuộc phạm vi tra cứu vì đây chính là nơi mà Vlookup luôn tìm kiếm được giá trị tra cứu và phải chứa tất cả các giá trị tra cứu để việc ghép nối chính xác như trong tiêu chí củ bạn
Điều đặc biệt bạn nên nhớ hàm vlookup giới hạn 255 ký tự. Hãy lưu ý khi tra cứu trong mức giới hạn ký tự này nhé.
Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc
Đôi khi chúng ta cần phải xem và làm việc với hai hoặc nhiều bảng tính khác nhau cùng một lúc. Và để thuận tiện trong việc này, các bạn có thể thực hiện thủ thuật mở nhiều file Excel bằng cách:
Hãy nhấn giữ phím Ctrl và chọn các trang excel muốn mở => Enter.
Hoặc để có thể giảm thời gian chuyển trang, các bảng tính đồng thời sẽ hiển thị cùng một lúc trên màn hình mà người dùng có thể như sau:
Chọn 2 file mà bạn muốn mở -> Vào View chọn Arrange All -> Chọn dạng hiển thị.
Loại bỏ giá trị trùng lặp trong Excel
Khi một người dùng gửi cho bạn 1 file dữ liệu mà có dữ liệu trùng lặp mà bạn muốn xóa đi. File ngắn có thể xóa bằng cách thủ công từng dòng nhưng file có hàng nghìn dòng thì bạn không thể xóa như vậy mà hãy thực hiện thủ thuật sau:
Bước 1: Ctrl + A , bôi đen tất cả dữ liệu. Nên nhớ bên ngoài bảng dữ liệu không có nội dung khác.
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Data -> Remove Duplicates.
Bước 3: Cửa sổ mới hiện ra, tại đây bạn chọn Unselect All -> chọn cột ID -> OK
Tự động viết hoa ký tự đầu tiên
Trước hết các bạn hãy tạo một cột tên “Hide” ví dụ, mục đích dùng để nhập dữ liệu và ẩn đi. Tiếp theo hãy nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa.
Bước tiếp theo thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa các ký tự đầu tiên, kết quả như hình ảnh bên dưới.
Bước cuối chọn cột “Hide” và click phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, như vậy là đã hoàn tất rồi đấy. Giờ bạn chỉ còn cột TT, Họ và tên, giới tính và năm sinh mà thôi.
Xem thống kê cực nhanh
Để có thể xem được thống kê các số lượng như tổng, trung bình cộng, lớn nhất, nhỏ nhất đơn giản mà nhanh chóng thì hãy thực hiện theo các thủ thuật excel cho dân văn phòng như sau:
Quét toàn bộ cột mà bạn muốn xem => Số liệu thống kê được hiển thị ở góc bên phải của màn hình.
Mặc định thông thường excel sẽ có 3 thông số: Average (Trung bình cộng), Count (Số ô có dữ liệu) và Sum (Tổng). Người dùng có thể xem các số liệu khác hãy nhấp chuột phải vào thanh hiển thị thông tin ở góc bên phải => chọn thêm thông số.
Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít
– Hãy sử dụng Auto Fix Row và Auto Fix Column để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.
Xem Thêm: Nguyên nhân lỗi kẹt giấy máy in & cách khắc phục đơn giản
Kết luận
Trên đây là các thủ thuật excel cho dân văn phòng rất hữu ích giúp bạn có thể thao tác nhanh và chuyên nghiệp hỗ trợ công việc tốt nhất mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn. Hy vọng qua bài viết này có thể cung cấp thông tin thật hữu ích đến với mọi người. Ngoài ra nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé. Chúc các bạn thành công.
